Tekijä: nehrsam

Hääsuunnittelijan valinta

Published on julkaissut nehrsamJätä kommentti

Hääsesonki on parhaimmillaan ja koko viime syksyn ja talven morsiusparit ovat olleet monen päätöksen edessä häidensä suhteen. Käyn läpi tämän kesän aikana kohta kohdalta mitä päätöksiä häiden järjestelyssä voi olettaa kohtaavansa!

Suurimmat päätökset joita parit joutuvat heti tekemään on minkä näköiset-ja kokoiset häät pari haluaa ja millä budjetilla, joka taas määrittää pitkälle sen minkälaisissa tiloissa häitä voidaan juhlia.Juhlien suunnittelun ja järjestelyn taas takaa hyvän hääsuunnittelijan valinta. Pienissä häissä pärjää suunnittelussa hyvin itse, kunhan apua on juhlapäivänä, jottei kaikki tekeminen kaadu hääseurueen tehtäväksi, mutta jos on itse niin kiireinen ettei kykene suunnittelemaan ja järjestämään häitään itse tai ei yksinkertaisesti tiedä mitä häihin sisältyy, niin näissä tapauksissa hääsuunnittelija on ehdoton apu.

Kaikissa häihin liittyvien palveluiden hankinnassa on tärkeää, että parilla on selvillä mitä he haluavat ja että heillä on realistinen budjetti toteuttaa heidän näköisensä häät ja että he haastattelevat kaikkia palveluntarjoajia, jotta odotukset ovat selkeät molemmin puolin. Vaarana pareille on nykyään Pinterest-häiden suunnittelu mielessään, joita ammattilaiset joutuvat sitten selkeyttämään mikä on mahdollista kyseisellä budjetilla ja mikä ei. Monia hääpareja askarruttaa valintoja tehdessä mikä ero on hääsuunnittelijalla, häädesignerilla ja hääkoordinaattorilla. Kenen palvelujen puoleen heidän kannattaa kääntyä ja miksi? Voiko henkilö olla sekä hääsuunnittelija- että häädesigner? Lyhyesti; näillä kahdella ensimmäisellä on paljon eroa ja kyllä; sama henkilö voi olla molempia.

Hääsuunnittelija

Hääsuunnittelijan työn voi kuvata lyhyesti häiden projektijohtajana, jolla on kaikki riimut käsissä niin suunnittelun aikana yleensä vuoden verran, kuin myös hääpäivän ajan. Hän ohjaa eri palveluntarjoajia ja hääseuruetta päivän ajan ja huolehtii että kaikki ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja että aikataulussa pysytään päivän ajan. Suunnitteluvaiheessa tehtänänä on auttaa pariskuntaa valikoimaan eri palveluntarjoajia, valikoimaan juhlapaikka, pitämään huoli sopimuksista ja vakuutuksista ja selvittämällä pariskunnalle sopimusten ja vakuutusten sisällöt, sillä kattavat sopimukset allekirjoitetaan jokaisen kanssa. Hän laatii kokoukset, aikataulut, aikajanat hääpäivälle, huolehttii tarvittaessa koko hääseurueen matkustuksesta ja varauksista paikan päälle ja hoitaa häihin liittyvien muiden juhlien suunnittelun ennen ja jälkeen häiden.

Suunnittelija on vastuussa päivän kulusta ja sanotaan, että jos hän on pystynyt kaikki ongelmatilanteet hoitamaan päivän aikana niin ettei muilla ole ollut hajuakaan tapahtuneesta, hän on silloin hoitanut tehtävänsä erinomaisesti. Häille luodaan parin toiveiden mukaan teema ja ilme, jota suunnittelija toteuttaa niiden toiveiden mukaan mitä on parilta saanut. Leikkisästi sanotaan, vaikkakin todellisuuteen perustuva havainto, että hääsuunnittelija on päätyönsä lisäksi  myös avioliittoneuvoja, lakimies, diplomaatti, makutuomari, ompelija, maskeeraaja, kampaaja, pankkiiri, vakuutusneuvoja ja turvallinen olkapää.

Yleisesti voi laskea, että tunteja häiden suunnitteluun häiden koosta riippuen kuluu noin 100 tunnista 300 tuntiin, vuosissa jopa 1-2 vuotta.

Hääkoordinaattori

On hyvin yleistä, että pienemmissä häissä ei ole hääsuunnittelijaa, vaan pari on itse tehnyt valinnat palveluntarjoajien, suunnittelun ja paperiasioiden suhteen, mutta tarvitsevat apua itse paikan päällä järjestelyissä. Tämä henkilö kirjaimellisesti koordinoi viimeisen kuukauden aikana asiat loppuun muiden palveluntarjoajien kanssa ja hoitaa hääpäivänä päivän kulun. Monet ovat erikoistuneet pelkästään tekemään häitä viimeisen kuun osalta, moni ei halua ammatin tuomaa stressiä suunnitteluaikana ja pitävät enemmän suoritusosiosta häiden osalta.

Häädesigner

Viimeisenä on häädesigner, joka on kaikista näistä ammateista raflaavin nimike, mutta hänen tehtävänsä on hyvin erilainen ja spesifi. Hän ei hoida mitään jokapäiväiseen suunnitteluun liittyvää, vaan hänen tehtävänä on pelkästään suunnitella häiden visuaallinen ilme ja anti. Erheellisesti monet luulevat, että häiden ulkonäkö on hääsuunnittelijan toiveiden mukainen, mutta suunnittelijalla on tehtävänä aina kuulla asiakkaitaan ja suunnitella parin toiveiden kaltaiset häät, niillä väri-ja kukkavalinnoilla ja koristeilla mitä parin kanssa on yhdessä valittu. Suunnittelija käyttää ammattitaitoaan suunnitteluun toteuttaakseen tämän vision, eikä oman kaltaistansa visiota. Designer on hyvin usein myös floristi, joka luo suuria kukkainstallaatioita häihin.

Mitä kysymyksiä esittää haastattelussa hääsuunnittelijalle?

On tärkeä että hääsuunnittelija ja hääpari ovat molemmin puolin selvillä odotuksista, koska mikään ei ole niin ikävää kun joutua purkamaan toimimattomuutensa takia sopimus ja etsiä kiireellä uusi. Niinpä kannattaa konsultointikäyntiin varautua listalla kysymyksiä, joista tässä osa:

  1. Oletko vapaa tuona ajankohtana ja näetkö mitään esteitä häillemme yleisesti tuona ajankohtana? (Pyhäviikonloppu tai alueella erikoistapahtumia)
  2. Kuinka pitkään olet ollut hääsuunnittelja/designer? Onko sinulla näyttää kuvia entisistä häistä tai tapahtumista?
  3. Kuinka päädyit hääsuunnittelijaksi?
  4. Onko sinulla vastuuvakuutusta?
  5. Minkälaista suunnittelupalvelua tarjoat? Täyden palvelun suunnittelua, osittaista vai hääpäivään koordinointia?
  6. Kuinka veloitat työstäsi? Tuntipalkka, prosentuaalinen veloitus koko budjetista, vai pakettihinnat?
  7. Kuinka paljon on varausmaksu ja onko se peruuntumisen myötä palautettavissa?
  8. Millä aikataululla veloitat maksut?
  9. Mitkä ovat peruutusehtosi?
  10. Jos suunnitelmat muuttuvat ajan myötä, lisätäänkö ne sopimukseen?
  11. Kuinka hoidat hankalia tilanteita?
  12. Kuinka ja milloin saamme sinut parhaiten kiinni?
  13. Kuinka monet häät suunnittelet vuodessa?
  14. Onko sinulla palveluntarjoajia, joidenka kanssa teet mielellään töitä ja joita voit suositella meille?
  15. Oletko mukana kaikissa tapaamisissa muiden palveluntarjoajien kanssa ja sopimuksia allekirjoitettaessa?
  16. Autatko sopimusten selonteossa?
  17. Kuinka monta avustajaa sinulla on häissä mukana?
  18. Milloin tulet hääpäivänä ja milloin lähdet?
  19. Kuinka hoidat hätätapaukset, jos sinulle sattuu jotain hääpäivänä?
  20. Kuuluuko edellisen illan kenraaliharjoitus illallisineen suunnittelupakettiin?

Jos suunnittelijan palkkio ja parin budjetti osuvat yhteen, hän osasi huolella vastata tyhjentävästi kaikkiin kysymyksiin ja tulette luontevasti toimeen, olette varmasti löytäneet itsellenne hyvän suunnittelijan!

Seuraavassa blogikirjoituksessa käyn läpi juhlapaikan valintaprosessin.

Kuinka kaikki sai alkunsa

Published on julkaissut nehrsamJätä kommentti

Moni on varsinkin Suomessa ollut kiinnostunut työstäni, minkälaista työ on ja kuinka päädyin alalle. Suomessa tapahtuma- ja hääalan työt eivät ole vielä niin yleisiä, kun Amerikassa, josta lähes jokaisesta yrityksestä löytyy special events- osasto ja joista suurin osa morsiuspareista käyttää hääsuunnittelijan palveluja. On enemmän poikkeus ettei käytetä.

Muutin amerikkalaisen mieheni perässä ja kohtasin paljon vaikeamman tien asettautua niin sanotusti aloilleen, kun ei työpaikkaa ollut valmiina. Tunsin olevani 18-vuotias jälleen ja tiesin että voin joutua aloittamaan alusta. Koulutuksen ja kokemuksen takia sain monessa paikassa kuulla että olen paikkaan ”overqualified”, vaikka itse olisin ollutkin ok sen kanssa etten aloita samalta tasolta. Huomasin San Diegoon päästessäni olevani niin sanotusti tien haarassa; mitä teen ja mitä seuraavaksi?

Onneksi jo sillon ymmärsin verkostoitumisen merkityksen ja kerroin kaikille, että olen etsimässä töitä. Eikä aikaakaan kun sain ystäni suosituksella San Diegon suurimmasta Las Vegas-tyylisesen kasinoresortin HR:stä soiton, että olivat kiinnostuneet tapaamaan minua. Olin empiväinen aluksi ja kyselin ystäviltä mitä mieltä ovat paikasta ja kaikki rohkaisivat menemään, sillä resortti oli monena vuonna palkittu parhaimpana työpaikkana. He olivat myös tunnettuja erinomaisista eduista mitkä täällä ovat tärkeitä; he tarjosivat hyvät terveysvakuutukset, eläkesäästöjä, opiskelua varten esim. vuodessa viisi tuhatta dollaria (opintojen piti täydentää tietysti omaa työtä), henkivakuutukset, ilmaiset työpaikkakuljetuket ja mietin, että jos ei jostain syystä paikka tunnu omalta, voin aina lähteä pois. Mitään en olisi katsonut hävinneeksi, mutta saisin ainakin hyvää harjoitusta haastatteluihin.

Tapasin markkinointiosaston johtajan ja esimiehen ja keskustelimme hetken josta he lähtivä esittelemään resorttia. Olin puulla päähän lyöty jo pelkästä resortin koosta; resortin lisäksi he omistivat ulkokonserttitilat, jossa esiintyi 80-, 90-, ja 2000-luvun alun suuret starat. Lisäksi he omistivat outlet-ostoskeskuksen missä oli yli 100 liikettä ja ravintoloita. Alla olevasta videosta saa jonkun käsityksen paikasta ja sen koosta ja tarjonnasta.

Sitten olikin keskustelun paikka ja kuten oletin, hekin mainitsivat ylipätevyydestä ja luulin että peli oli siinä. Yllätyksekseni he tekivät ehdotuksen, joka on aika harvinaista. Johtaja sanoi että hänestä sopisin erinomaisesti heidän markkinointitiimiin, jossa oli lähes 100 ihmistä. Kokemusta vastaavaa työtä heillä ei ollut juuri sillon tarjota, mutta sanoivat että he ovat markkinoinnin sisälle perustamassa tapahtumille omaa yksikköä ja hän kaavaili sinne minulle paikkaa marketing and special events-koordinaattorina. Koska en ollut Suomessa juuri tapahtuma-alasta enka hääsuunnittelijoista kuullut, olin empiväinen, sillä paikka ei olisi auennut kun vasta kolmen kuukauden päästä. Heidän ehdotuksensa oli aloittaa heti alemmalla tasolla markkinointiassistenttina ja siitä sisäisellä siirrolla sitten siirtyä tapahtumakoordinaattoriksi kun osasto virallisesti aukaistaan. Pyysin viikonlopun mietintäaikaa, puhuin ystävieni kanssa, otin selvaa paikasta ja he kaikki rohkaisivat ottamaan työn vastaan, sillä täällä tapahtuma-alalla työskentelevät ovat arvostettuja yleisesti Amerikassa ja on hyvin palkattu. Päätin ottaa työn vastaan ajatuksena, että jos en pidä siitä, niin olen ainakin nyt yhtä työtä kokeneempi ja helpottaa hakuja jatkossa.

Niin siinä kävi sitten, että viihdyin Viejaksessa lähes neljä vuotta ennen San Franciscoon muuttamista, olin heti myyty. Tein vuodessa noin 70 tapahtumaa, 50 markkinointipromoa, konsertteja, gaala-juhlia ja asiakasjuhlia ja ne vei lähes kaiken aikani. Tämän alan työt vievät paljon aikaa, joka täytyy tietää jos alalle lähtee. Kaikken suurimpana saavutuksena niiltä vuosilta omasta mielestäni oli minun, työkaverini ja esimiehen kanssa suunnittelema ja toteuttama markkinointipromootio, johon käytimme miljoonan dollarin budjetin ja oli siihen aikaan suurin ja menestyvin markkinointipromootio kaikista Amerikan kasinoista.

En kuitenkaan voi olla täydentämättä kokemustani mainitsemalla hyvin tärkeän yksityiskohdan resortista. Resortti sijaitsi San Diegosta itään sijaitsevassa vuoristossa intiaanireservaatissa. Heimon nimi on The Viejas Band of Kumeyaay Indians, jotka ovat yksi 12:sta Kumeyaay Intiaanien jäljellä olevista heimoista. Heimot olivat San Diegon alueen ensimmäiset asukkaat aikoinaan ja he ovat nykyään täysin omavaraisia. Reservaatissa on palolaitos, omat terveydenhoitolaitokset ja koulut. Lähtökohdat ovat olleet huonot ja olen todella iloinen että olen saanut elämässäni näin ainutlaatuisen kokemuksen.

Viejas Casino and Resort, San Diego California