Mikä corporate event planner oikeastaan on? Monet eivät hahmota helposti työnkuvaani ja mitä työ itsessään sisältää, enkä ihmettele, sillä työnkuva on niin laaja, että kun lukee esimerkiksi hakuilmoituksia, niin vaatimukset ja tehtävät harvoin mahtuu A4:lle. Itselläni ei ollut alasta minkäänlaista käsitystä mitä se piti sisällään tänne muuttaessa ja oli paljon oppimista alussa. Huumori suupielessä sanonkin, että teen joskus hyviä päätöksiä, tajusin nimittäin ottaa selvää mitä ala vaatii, jos aikoo tehdä uran alalla. Koulutus oli tietenkin heti ensimmäisenä mihin törmäsin. Minulla oli onni siinä mielessä, että yritys maksoi työhön liittyvistä opinnoista viisi tuhatta dollaria vuodessa, joka oli suuri apu, sillä koulutus on täällä todella kallista. Löysin mielestäni parhaimman koulun ja ohjelman, joka oli maineikas ja opetus hyvää ja syvällistä. Lähdin heti työn ohella opiskelemaan alaa ja suoritin kolmen eri alan tutkinnot, jotka kestivät kaksi vuotta. Lähdin suorittamaan San Diego State yliopistoon meeting ja event planning, hospitality, markkinointi ja PR- alan tutkinnot, jotka nimenomaan liittyivät kaikki yritystapahtumiin. Esimieheni oli iloinen sillä olin yrityksessä ainut, jolla tulisi olemaan alaan erikoistunut tutkinto.
Ensimmäiset kaksi vuotta oli raskasta aikaa, olinhan vasta muuttanut maahan ja suoritin yhtä aikaa koulussa kolmen aineen opintoja ja lisäksi tein täysipäiväisesti töitä. Tapahtuma-alalla on hyvin epäsäännölliset työajat ja alalle haluavan kannattaa varautua siihen, että työ ei mene 8-4, hanskat tiskiin periaatteella, vaan päivät vaihtelevat hyvin paljon riippuen millon on tapahtumia, kuinka suuria ne ovat ja minkälaisen työmäärän tapahtuma vaatii. Viikonloput ja pyhät menee hyvin usein tapahtumissa ja aamut voivat alkaa jo kukonlaulun aikaan ja loppua yöllä. 15-20 tuntiset päivät tapahtumapäivinä ovat hyvin normaaleja päiviä. Toisaalta, vaikka ahertaminen oli raskasta, tajusin hyvin nopeasti että työnteko avitti opiskeluja, sillä mitä enemmän opin töissä, sen helpommaksi opiskelut muuttuivat. Mitä enemmän opiskelin, sen selkeämmäksi työ kävi. Läksyissä ja esitelmissä ei mennyt läheskään niin pitkään kun pystyin soveltamaan käytäntöä ja sain hyvät arvosanat ”vähemmällä panoksella”.
Mitä itse työ sisältää? Tapahtumat vaihtelevat keskenään valtavasti ja ensimmäisenä meillä olikin kartoittaa tapahtuma, luoda aikajana, mitä eri aspekteja projektin aikana voi olettaa ja odottaa, keitä tarvitsemme yhteistyöhön ja lopuksi itse tapahtumapäivän sisältö. Jotkut tapahtumat eivät tarvinneet kun 3 kuukauden suunnitteluajan, kun joihinkin meni yli vuosi. Lisäksi työhöni kuului kehitellä uusia tapahtumia ja markkinointipromotioita, joilla saamme asiakkaita tulemaan paikalle. Konseptin suunnittelussa kestää ja siinä täytyy ottaa huomioon kaikki lailliset asiat, kehitellä budjetit, tehdä markkinatutkimus, ja olla kirjanpidon ja rahoituspuolen osastojen kanssa tekemisissä. Tämä vaihe voi viedä muutamankin kuukaudenkin, enemmänkin jos on isosta tapahtumasta kyse. Kun kaikki laillisuudet on kuosissaan ja kaikki paperilla ok, alkaa varsinainen tapahtuman suunnittelu, palveluntarjoajien palkkaaminen eri rooleihin, ja palasten yhteensovittaminen. Joka viikko on kokous jossa käydään läpi missä mennään ja mitä seuraavalla viikolla tapahtuu. Tietyille tehtäville annetaan päivämäärä kun niiden täytyy olla valmis ja itse tapahtumaviikko on yleenä kiireinen ja päivät ovat pitkiä.
Itse tapahtumassa olet se kenelle kaikki tulevat kun joku menee pieleen, tulipalojen sammuttaja. Alalla yleensäkin määritellään onnistunut tapahtuma sillä kuinka näkymättömästi olet pystynyt sammuttamaan tulipalot. Sen päivän aika olet jaloillasi koko päivän, taukoja ei juuri ole ollenkaan, puhumattakaan ruokailuista. Vaaditaan tarkkuutta, nopeaa raktiokykyä, kykyä hanskata paineita ja edelleen olla iloinen ja kohtelias, kekseliäisyyttä ongelmien ratkaisuksi, jne. Tapahtumasuunnittelijat työskentelevät näkymättömästi, mutta ovat silti aina paikalla kun tarvitset heitä.
Ruusuinen Hetki 